Protection

Dix principes relatifs à l’équité dans le traitement des renseignements

BANQUE HOMEEQUITY

POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES CONSOMMATEURS

Loi applicable
En tant que banque du secteur privé réglementée par le gouvernement fédéral, la Banque HomeEquity (« la Banque ») doit se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La LPRPDE énonce les règles de traitement des renseignements personnels, dans le cadre des activités commerciales. Celles-ci reposent sur dix principes relatifs à l’équité dans le traitement des renseignements.

Les principes de la Banque en matière de protection des renseignements personnels reflètent les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement des renseignements en vertu de la LPRPDE comme suit :

1. Responsabilité
La Banque HomeEquity est entièrement responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession et dont elle a la gestion. La Banque a désigné un représentant en chef, Protection de la vie privée, qui supervise la conformité de la Banque aux pratiques de protection de la vie privée.

  1. Un cadre supérieur de la Banque est nommé au poste de représentant en chef, Protection de la vie privée. Ce dernier est chargé de concevoir, de mettre en œuvre, de surveiller, d’évaluer et de maintenir un cadre efficace de protection de la vie privée. Le représentant en chef, Protection de la vie privée, peut, le cas échéant, désigner une ou plusieurs personnes pour agir en son nom. Les coordonnées du représentant en chef, Protection de la vie privée, se trouvent sur les sites Web de la Banque et dans le dépliant de la Banque sur la protection des renseignements personnels.
  2. La Banque est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels communiqués à des tiers (autres organisations) qui fournissent des services à la Banque. Tout renseignement personnel transmis à un tiers fournisseur de services agissant au nom de la Banque est protégé par les ententes contractuelles ainsi que les engagements écrits et les obligations juridiques du fournisseur de services. La Banque s’assure également que les pratiques du tiers fournisseur peuvent être vérifiées par la Banque, au besoin.
  3. Afin d’appliquer les principes de protection de la vie privée, la Banque a créé un programme de protection de la vie privée qui comprend des procédures et des pratiques propres à chaque aspect de la protection de la vie privée et a mis sur pied un programme de formation sur la protection de la vie privée destiné à ses employés.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
La Banque HomeEquity détermine avant la collecte ou au moment de celle-ci les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis.

  1. La Banque détermine les fins auxquelles les renseignements sont recueillis et comment ils seront utilisés.
  2. La Banque précise, de vive voix ou par écrit, à la personne auprès de laquelle elle recueille des renseignements personnels, avant la collecte ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. La Banque énonce clairement les fins auxquelles les renseignements sont recueillis, de façon à ce que la personne puisse raisonnablement les comprendre.
  3. La collecte de renseignements personnels est consignée dans le dossier du consommateur. Les fins auxquelles les renseignements sont recueillis comprennent habituellement les suivantes :
    • vérifier l’identité, les antécédents et les intérêts du consommateur;
    • mieux comprendre la situation financière du consommateur;
    • fournir des produits et des services au consommateur;
    • aider la Banque à mieux comprendre les besoins actuels et futurs du consommateur;
    • informer le consommateur des avantages et des caractéristiques des produits et des services de la Banque et d’autres renseignements sur ceux-ci;
    • gérer les risques et les activités de la Banque.
  4. Si la Banque propose d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui n’ont pas été précisées auparavant, elle doit tout d’abord obtenir le consentement de la personne. Toutefois, dans certaines circonstances, comme lorsque les organismes chargés de l’application de la loi enquêtent sur une infraction ou qu’une institution gouvernementale demande des renseignements pour des raisons d’application de la loi ou de sécurité nationale, la Banque n’a pas le droit d’en informer la personne.
  5. Les consommateurs sont avisés que les appels téléphoniques au Centre d’appels et au Service de relations avec la clientèle de la Banque peuvent être enregistrés à des fins d’archivage, d’assurance de la qualité du service et de formation du personnel.

3. Consentement
La Banque HomeEquity obtient le consentement éclairé du consommateur avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire en raison du secret professionnel, de renseignements commerciaux confidentiels, de la sécurité personnelle, de l’issue d’un processus de règlement des différends officiel ou lorsque cela est interdit par la loi en raison d’une enquête d’un organisme chargé de l’application de la loi ou d’un organisme gouvernemental.

  1. La Banque obtient le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. De manière générale, la Banque obtient ce consentement au moment de la collecte, ainsi que lorsqu’une nouvelle utilisation est déterminée.
  2. La Banque peut obtenir le consentement explicite par écrit, par voie électronique ou de vive voix. Le consentement peut également être exprimé implicitement par les gestes que pose la personne. Pour déterminer la forme appropriée de consentement, la Banque tient compte de la nature délicate des renseignements personnels et des attentes raisonnables du consommateur. Un consentement n’est jamais obtenu par subterfuge. Le consommateur peut donner son consentement de différentes façons. Par exemple :
    • en remplissant et en signant un formulaire de demande ou de consentement du client;
    • en autorisant certaines collectes, utilisations ou communications de renseignements par téléphone;
    • en utilisant un produit ou un service offert par la Banque;
    • par l’entremise du représentant autorisé d’un consommateur (détenteur d’une procuration);
    • en cliquant sur « J’accepte » ou une icône semblable par voie électronique.
  3. La Banque n’exige pas, pour fournir un produit ou un service, qu’un consommateur consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels, sauf les renseignements requis pour réaliser les fins énoncées.
  4. Dans certaines circonstances, la Banque peut être légalement autorisée ou obligée de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à l’insu d’une personne et sans son consentement.
  5. Une personne peut retirer son consentement pour l’utilisation de ses renseignements personnels à des fins précises en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Dès qu’elle a connaissance de l’intention d’une personne de retirer son consentement, la Banque doit informer la personne des conséquences d’un tel retrait.

4. Limitation de la collecte
La Banque HomeEquity ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements sont toujours recueillis d’une manière honnête et licite.

  1. La Banque restreint tant la quantité que la nature des renseignements recueillis surtout auprès des consommateurs à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.
  2. Les renseignements personnels sont recueillis d’une manière honnête et licite. La Banque ne recueille aucun renseignement personnel d’une manière trompeuse ou inconsidérée.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
La Banque HomeEquity n’utilise ou ne communique jamais les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le consommateur n’y consente ou que la loi ne l’exige. La Banque ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou à sa discrétion à d’autres fins précises.

  1. La Banque utilise ou communique uniquement les renseignements personnels aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne n’y consente par ailleurs ou que la loi ne l’exige. Consulter la section 2.3 pour voir une liste de fins types.
  2. Afin de vérifier l’admissibilité d’un consommateur à un produit ou à un service, la Banque pourrait communiquer des renseignements personnels à une agence d’évaluation du crédit, à un évaluateur de biens ou à une entreprise de recherche de titres.
  3. La Banque peut communiquer des renseignements personnels à une tierce partie qui mènent des activités de marketing au nom de la Banque.
  4. La Banque peut communiquer les renseignements personnels d’un consommateur sans son consentement afin de répondre à une ordonnance ou une demande valide d’un organisme de réglementation, d’une institution gouvernementale ou d’un organisme chargé de l’application de la loi. La Banque prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels du consommateur dans de tels cas en s’assurant que l’ordonnance ou la demande en question semble se conformer aux lois en vertu desquelles elle est rendue ou présentée et que seulement les renseignements personnels requis par la loi sont communiqués à l’entité compétente.
  5. La Banque ne vend ni ne fournit de renseignements personnels à des tierces parties sans le consentement du consommateur, sauf aux tiers fournisseurs de services qui agissent au nom de la Banque ou dans les cas permis ou exigés par la loi.
  6. Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins déterminées ou pour respecter une obligation juridique sont détruits, effacés ou rendus anonymes.

6. Exactitude
La Banque HomeEquity prend toutes les mesures nécessaires pour que les renseignements personnels des consommateurs soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

  1. La Banque conserve des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour qu’il est raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils sont destinés.
  2. La Banque se fie également au consommateur pour que ce dernier lui fournisse des renseignements personnels exacts afin d’éviter que des renseignements inexacts ne soient utilisés pour prendre une décision concernant le consommateur.
  3. La Banque ne met à jour les renseignements personnels que s’il le faut pour réaliser les fins auxquelles ils sont recueillis, pour déterminer l’admissibilité d’un consommateur aux produits ou aux services de la Banque ou pour respecter des exigences juridiques ou réglementaires.

7. Mesures de sécurité
La Banque HomeEquity protège les renseignements personnels des consommateurs au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Il peut s’agir de moyens matériels, de mesures administratives et de mesures techniques.

  1. Les renseignements personnels, peu importe le format dans lequel ils sont conservés, sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Grâce à des mesures de sécurité matérielles, administratives et techniques, la Banque protège les renseignements personnels contre les communications non autorisées, la perte, le vol, un accès non autorisé, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction de renseignements. La nature des mesures de sécurité varie en fonction du type, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation.
  2. Seuls les employés de la Banque dont le travail ou les fonctions l’exigent sont autorisés à accéder aux renseignements personnels des consommateurs.

8. Transparence
La Banque HomeEquity fait en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

  1. La Banque fait en sorte que des renseignements sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient accessibles aux consommateurs et aux tierces parties. Des renseignements sur la protection de la vie privée destinés aux consommateurs sont accessibles sur tous les sites Web de la Banque et dans son dépliant sur la protection des renseignements personnels. Des renseignements sur la protection de la vie privée destinés aux employés de la Banque sont également accessibles sur son site intranet.

9. Accès aux renseignements personnels
Les consommateurs ont le droit d’accéder aux renseignements personnels que détient la Banque dans ses dossiers à leur sujet. Si les consommateurs démontrent que des renseignements sont inexacts, la Banque apportera les modifications nécessaires.

  1. Si un consommateur veut accéder aux renseignements personnels que détient la Banque dans ses dossiers à son sujet, il doit présenter par écrit une demande d’accès dans laquelle il explique de façon suffisamment précise la nature des renseignements en question de manière que la Banque puisse raisonnablement les retrouver. Afin de protéger les renseignements personnels, la Banque peut exiger qu’un consommateur fournisse suffisamment de renseignements sur son identité afin de lui permettre de répondre à la demande d’accès. Ces renseignements ne seront utilisés qu’à cette fin.
  2. La Banque a établi un processus et des délais précis pour répondre à de telles demandes.
  3. La Banque informe promptement la personne des renseignements personnels qu’elle possède à son sujet, explique la manière dont ils sont ou ont été utilisés et donne à la personne accès à ces renseignements, sauf si l’accès est interdit par la loi. La Banque fournit également à la personne le nom des organismes auxquels ses renseignements personnels ont effectivement été communiqués ou pourraient avoir été communiqués.
  4. Les consommateurs peuvent confirmer si les renseignements personnels que possède la Banque à leur sujet sont exacts et complets, ainsi que la source de ces renseignements. Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la Banque doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements.
  5. La Banque peut imposer des frais aux consommateurs qui ont présenté une demande d’accès à leurs renseignements personnels. Le cas échéant, la Banque les informe au préalable des frais proposés.
  6. Si la Banque rejette une demande d’accès ou si elle censure des renseignements des documents transmis, elle fournira une explication écrite à la personne concernée.

10. Possibilité de porter plainte
Toute personne peut porter plainte auprès de la Banque HomeEquity pour non-respect de la présente politique en matière de protection des renseignements personnels.

  1. Le plaignant doit suivre la procédure de traitement des plaintes de la Banque. Cette procédure se trouve sur tous les sites Web de la Banque.
  2. La Banque examine les plaintes et prend les mesures requises pour les résoudre et informe le plaignant du résultat de l’enquête. Les questions relatives aux renseignements personnels qui ne peuvent être traitées au moyen du processus normal prévu sont transmises au représentant en chef, Protection de la vie privée.
  3. La Banque consigne toutes les plaintes ou demandes relatives à la protection de la vie privée à des fins de référence ultérieure.
  4. Si une personne n’obtient pas une réponse satisfaisante du représentant en chef, Protection de la vie privée, elle peut exercer d’autres recours en vertu de la LPRPDE. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée en consultant le site www.priv.gc.ca ou en composant le 1 800 282-1376.